当你只有5分钟可以向上司汇报上百页的PPT时，你是不是感到手足无措，这点时间连开头都说不全。但对于老板来说，他永远有更重要的事情，他认为自己的时间非常值钱，你的事情只配他给你留5分钟的时间。短短的5分钟，可能连口头语都来不及组织好，到底怎么跟上司汇报核心问题？

 

　　如果你正被此事困扰，相信神奇的“电梯汇报术”能帮你解决这个问题。

 

　　“电梯汇报术”是一种结构化思维，今天介绍PREP的汇报结构：Position观点、Reason理由、Evidence证据、Position重复观点。这都是你需要事先准备的，我们来分解一下，到底包括哪些。

 

　　1.观点（Position）

 

　　就是首先用一两句话说清楚你想要得到的东西，包括：希望领导原则上同意、给预算、定时间、定下一步计划、或者尽快看看你的详细材料等等。

 

　　请注意，很多人第一步就出了问题，不是“你做了什么”，而是“你希望领导做什么”。

 

　　我们通常这样开头：

 

　　“上周我见了一个客户，他……”

 

　　“这个月，我对XX市场进行了全面调研，走访了几十家客户，其中有……”

 

　　“我分析了近几个月的销售数据，发现……”

 

　　没错，你为这个方案付出了一个月的努力，你有很多话想告诉领导，但这关他什么事呢？功劳要卖，但不是现在。

 

　　不是“我见了一个客户”，而是“有个客户希望见一下您”。

 

　　不是“我做了调研”，而是“想请您确认一下下一步的技术方案”。

 

　　不是“我分析了销售数据”，而是“我们必须把促销的时间提前”。

 

　　为什么要这样开头？你知道很多领导忙到什么程度？会议开始之前，他还不知道会议的主题是什么。你必须让他一开始就明白，你希望他做什么？他才能围绕这一点，考虑你下面的内容。

 

　　你想要领导做的事情，一般有三种：

 

　　第一种是领导明确的动作（定方向、定预算、定时间、定下一步计划）；

 

　　第二种是领导原则上同意，保证工作可以继续进行下去；

 

　　第三种是领导重视并尽快看看你的详细材料或安排会议。

 

　　你想得到哪一样，取决于工作目前的进度，取决于领导的决策风格（授权型还是参与型），你必须有一个明确的判断，别指望领导帮你决定。

 

　　请一定要盯着他的眼睛，用坚定、简短、直接的语言告诉他：“我需要得到您的……”

 

　　不要怕这样做失礼，让领导尽快进入状况，节省他的时间，就是对他最大的尊重。

 

如何向忙碌的领导汇报工作？

 

　　2. 理由（Reason）

 

　　接下来，你还有4分30秒？不，你最多还有2分钟时间陈述你的理由，差不多是你平时讲三页PPT的时间。因为还得留1分多钟给领导提问。

 

　　你需要仔细分析你的汇报材料，凝结成不超过三个理由，然后试着用简洁而有力的语言表达出来。简洁的表达在于强化重点，重点取决于你的汇报目标。试比较下面两种句式。

 

　　A：“技术上我建议采用XXXX，因为比较成熟，解决我们执行期太短的问题。”

 

　　这是“论点——论据——强化论点”的结构，强调“成熟技术”、“解决实际问题”，显然是希望用明显的优势引发领导明确的动作（给预算、定时间、定下一步计划）。

 

　　B：“我建议的XXXX是一项大公司都开始运用的技术，可以在XXX部分运用，供应商可以帮我们联系参观XXX。”

 

　　这是“论据——论点——强化论据“的结构，强调“创新”、“行业交流”，是想要引起领导的重视与兴趣，引发下一步的动作——“原则上同意，可以继续进行下去”，或者“尽快看看你的详细材料或安排会议”。

 

　　在“理由（Reason）”环节，大部分人的困难在于精简材料，文章是自己的好，越看越喜欢，每点都重要，怎么也减不下来。

 

　　此时，我们要放弃做方案时常用的“技术思维”，学会用“决策思维”看自己的方案。

 

　　这两者有什么不同呢？“技术思维”考虑的是有哪些方法，它们的优劣势又是什么？“决策思维”考虑的是这个方案要多少资源，能达到什么效果，是否符合我们的目标。

 

　　站在领导的角度上，站在一个决策者而不是执行者的角度上，哪些理由能直接帮助他做决策？哪些是间接的？先把间接的去掉。再想一想，其中最重要的三条是什么？

 

　　请不要怀疑这个方法，因为一定可以做到。如果你做不到，说明方案本身有问题，给你一个小时也没用。

 

　　3. 证据（Evidence）

 

　　在陈述理由之后，通常领导会询问一两个关心的问题，即使领导不问，我们仍然需要进入下一个环节——证据（Evidence）。

 

　　在“理由（Reason）”部分，核心是观点，要求简洁直接；但在“证据（Evidence）部分”，最重要的是细节，要求有打动力，包括：具体现象、数据、效果估计、承诺等等。

 

　　选择什么样的材料作为你强有力的证据，仍然取决于你想要达到的目标。你的表述要给领导做决策的信心。

 

　　“供应商之前使用的XXX技术的XXX项目，预算和我们基本相同，就是在30天内完成的。”这样说强调了事情的紧急性。

 

　　“我已经联系过XXX公关公司的tony，他至少可以联系三位在此期间有档期的明星，但必须在本周内确认。”这样说强调了事情的重要性。

 

　　“我做过测算，按现在的销售速度，库存将在年底超过1000万，将严重影响流动资金。”这样说能引发领导的兴趣。

 

　　4. Position（重复观点）

 

　　最后，再一次重复你的要求。

 

　　和开头不同，开头提要求是让领导明确你的汇报目的，结尾的要求则带有强烈的“行动导向”——更明确，更能让领导做出决策。

 

　　如果你的目标是“希望领导给预算、定时间、定下一步计划”，那么你最好能让领导做选择题，而不是判断题。

 

　　如果你的目标是“希望领导原则上同意，可以继续进行下去”，那么你最好表示下一步的行动已经在计划之中，这是一个积极的暗示。

 

　　如果你的目标是“希望领导重视并尽快看看你的详细材料或安排会议”，那就可以更明确一点，表示准备工作已经做好，就等老板做决定了。

 

　　请注意，所有的努力都是为了一个结果——下一步明确的行动（时间、人物、预算、动作）。

 

　　“五分钟电梯沟通术”，难点不在技术层面，多多练习，一定可以做到。难点在于思想包袱。很多人把跟领导沟通看得太严重，于是拼命想表现自己，有人则看得太复杂，于是拼命逃避。

 

　　简洁的表达源于单纯的心态，“五分钟领导汇报”只是为了解决问题，不是让你给领导一个好印象（尽管客观上有可能），不要追求所谓“技术含量”，那些只不过是为了满足个人的虚荣心而已。

 

    （来源：壹心理）